メールアドレスを変えたときに面倒なのが、いろんな人に変更の連絡をしないといけないことですよね。
- メールの本文は何を書く？
- どのタイミングで送る？
- 誰に教える？
メールアドレスひとつに、けっこうな時間と労力を取られるのでつい後回しにしがちです。
ただタイミングや連絡方法が悪いとよけいに手間がかかる可能性があるので、正しくサクッと終わらせたいものです。
- これからメールアドレスが変わる
- すでにメールアドレスが変わった
どちらのケースでも使える例文付きなので、1度で済ませられるよう参考にしてみてください。
この記事のもくじ
メールアドレス変更連絡でおさえるべきポイント
とカンタンにいかないのが変更連絡です。
送信先はこれまでの付き合いがあり、これからも付き合いがあるため最低限のマナーを守りましょう。
具体的には次の4つ。
- これまで使用していたメールアドレスで送る
- 本文中に変更前、変更後両方のメールアドレスを記載する
- 本文中に電話番号を記載する
- 新旧メールアドレスの使用時期を記載する
プライベート用ならそこまで気にしなくてもいいですが、仕事関係や就活中の場合は後々に響く可能性があるのでシビアに考えましょう。
新しいメールアドレスでいきなりメールを送るのがNGなのはわかりますよね。
相手には誰から送られてきたメールか分かりませんので、そのままゴミ箱へ、なんてことも考えられます。
ヘタをすると、迷惑メール設定やスパム報告をされる可能性もあります。
アドレス自体が使いにくくなる危険性があるので、まずは今まで使っていたメールアドレスで連絡しましょう。
件名に名前をつけておけばいいだろうと考えるかもしれませんが、今は実在の社員名を使ってフィッシング詐欺のメールが来る時代です。
ちょっとでも違和感のあるメールは削除されることを忘れないように。
それでは続いて、メールに記載する内容について説明します。
本文でメールアドレスが変更になることを伝え、変更前と変更後の両方のメールアドレスを記載しましょう。
相手先のアドレス帳を変更してもらわないといけないので、新旧両方のメールアドレスを記載してアドレスの特定と変更がすぐにできるようにしておきましょう。
送信相手に面倒をかけないことも気遣いですね。
メールには不要と思うかもしれませんが、あなたの電話番号も載せておく事も大事です。
あなたという個人を特定しやすくなることと、直接話しをしたいときに電話番号を探す手間が省けます。
新しいメールアドレスがいつから使えるのか、今のメールアドレスはいつまで使えるのかを明確にしておきましょう。
メールを開くタイミングは相手先それぞれですから、場合によって開封が後まわしになる可能性があります。
- 古いメールアドレスはいつまで使えるのか？
- 新旧メールアドレスが重複して使える期間はあるのか？
- 古いメールアドレスは完全に使えなくなるのか？
送信先の人がパッと見て分かるようにしておくと親切です。
特に仕事で使っている場合、送信先エラーで届かない状態になってしまうと、ビジネスチャンスを逃してしまう可能性も否定できません。
今までのメールアドレスも使える状態なら万が一は避けられますが、完全に使用できなくなるなら注意してくださいね。
メールアドレス変更連絡の例文
メールアドレス変更連絡は、アドレスが変わることだけを伝えましょう。
しばらく振りの人には、つい近況報告などしたくなりますが不要です。
5人、10人程度ならいいかもしれませんが、今回の趣旨はアドレスが変わることを伝えること。
ムダに時間をかけずに、次のような文言でサッサと終わらせてしまいましょう。
仕事用メールアドレスの変更を伝える例文
まず仕事でメールアドレスが変更になったときの例文から。
メールアドレス変更のご案内
拝啓 貴社ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。
日頃よりご愛顧を賜わり、厚くお礼申し上げます。
さて表題の通り、弊社ではこのたびメールアドレスが変更される運びとなりました。
大変お手数おかけし恐縮ではございますが、お早めにアドレス帳の変更をお願いたします。
敬具
記
【運用開始日】●●年●●月●●日
【変更前メールアドレス】yama1234@a-kaisya～
【変更後メールアドレス】yama9876@b-kaisya～
【電話番号】00-1234-5678（内線123）
※旧メールアドレス使用期限：●●月末まで
就活中や内定後にメールアドレス変更を伝える例文
就活中や内定後は、できれば入社するまで個人のメールアドレスは変更しないようにしましょう。
というのも、人事の担当者は入社までのスケジュールを逆算して採用や内定者とのやり取りを行っているからです。
メールアドレスを変更したことで不採用になることはないでしょう。
ただ、担当者の手間になることはしない方が無難ですね。
とはいえ、どうしてもメールアドレスを変更しないといけないときは、きちんと理由を添えておけば心象が悪くなるのを防げます。
メールアドレス変更のご連絡
お世話になります。
貴社で内定を頂いております●●大学の●●と申します。
私の連絡先として申告しておりましたメールアドレスは大学の学生専用に提供されたものでした。
大学側より、卒業生は●月以降メールアドレスが使用できなくなると通知がごさいました。
つきましては、新たにメールアドレスを取得いたしましたのでご連絡申しあげます。
【変更前メールアドレス】kawa1234@daigaku～
【変更後メールアドレス】kawa9876@kojin～
【電話番号】000-1234-5678
●月●日までは現在のメールアドレスは使用可能でございますが、お早めにアドレス帳の変更をお願いいたします。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
プライベート用メールアドレス変更連絡
個人利用しているメールアドレスの場合は堅苦しい文面でなくて大丈夫です。
付き合いの深さやいつもの感じで伝わりやすいように書きましょう。
ただし、変更前・変更後の両方のメールアドレス記載は忘れないようにしてくださいね。
やっと文章ができたと思ったら今度は送信です。
取引先や仕事関係となると、軽く100件は超えるでしょう。
1件1件送るのは面倒ですし送り漏れがあると大変なので、サクッと送りつつ失礼のない送信方法を紹介します。
メールアドレス変更連絡を一斉送信するのはダメ？
時間に余裕があれは個別に送ってもいいですが、仕事で使っている以上悠長にもできないでしょう。
ビジネスで使っている場合は、一斉送信で送って問題ありません。
っていうか、一斉送信じゃないと終わりません！
取引先の人もメールアドレス変更の連絡くらいで時間をさけないことはわかっていますから。
ただし、一斉送信をする場合はおさえておかないといけない注意点があります。
- 本文には自分の名前しか書かない
- メールのあて先は必ずBCCで送る
- BCCで送っていることを記載する
これ、マジ重要です。テストに出ます。
メールの件名と本文には自分の会社名と名前のみを書きます。
宛名は「お客様各位」「取引先様各位」などと記載して、関係者への連絡メールである事がすぐに分かるようにしておけばOK。
BCCは何百件のアドレスを入れても、届いた相手には他のメールアドレスが見えません。
使い方はTOやCC の代わりにBCCを選択して送るだけなので、とても簡単です。
間違えてCCで送ってしまうとめんどうなことになる可能性があるので、ゼッッッッッタイにBCCで送ってください。
「お客様各位」「取引先様各位」と宛名をつけて送っているので、BCCであることは検討が付きますが、メール本文にも明記しておきましょう。
「BCCで失礼します。」や「本メールはBCCで送信しています。」などと明記しておくだけで十分です。
仕事の関係者には個別に送信するのがマナーですが、何百件と送るわけですから1件1件送るのは無理です。
それを一斉送信しているので一言添えておくのがマナーです。
メールアドレスの変更連絡はいつ送る？
メールアドレスの変更連絡は新しいメールアドレスを運用することが決まってからすぐに送りましょう。
送り手側（あなた）の都合ではなく、受け取り手（取引先など）がどうなるかを考えるとすぐにわかります。
運用開始ギリギリに送ればセーフと思うかもしれませんが、受け取った翌日から切り替わる、なんてことになると相手にかなり迷惑をかけますよね。
余裕を持って変更してもらえるよう、早めに連絡を忘れないようにしておくのが無難です。
その際には新旧両方のメールが使える期間を1ヶ月程度は設けておくと、相手も登録変更の余裕ができます。
メールアドレス変更後に変更の連絡をする場合
変更前に連絡する必要のあるメールアドレスですが、変更してしまった後に連絡となってしまうこともなきにしもあらず。
その時には、必ず
- 電話で変更したことを報告する
- 電話をした後に件名に名前を入れて送る
という順番で連絡します。
今は迷惑メールやスパムメール、なりすましメールなど、企業を攻撃するメールも少なくありません。
かならず最初に変更後の連絡となったことのお詫びを電話でして、メールを送るようにすると相手も安心してメールを開けます。
メールアドレス変更の連絡はどこまで知らせる？
会社や学校関係などであれば、だれであれ必ず連絡が必要です。
ただ、プライベートのメールアドレスの場合はどこまで知らせるべきか悩みませんか？
この機会にアドレス帳を整理することをおすすめしますよ。
私の基準はこれです。
アドレス帳を開いて1年以上連絡を取っていないような人には、これから先も連絡するようなことはまずないでしょう。
ちょっと知り合って連絡交換しただけの人は要らないので、この機会にスッパリと整理してしまいましょう。
誰を消すか迷った時に使える方法です。
とりあえず全員に変更連絡を送ってみると、必ず何人かはあて先不明のエラーで戻ってきます。
エラーで戻ってきた人はあなたにアドレスが変わった事を連絡していない人です。
相手が連絡を取らなくてもいいと判断したので、あなたも連絡する必要はありませんよね。
アドレス帳を見ていると、二度と会いたくない（会わない）という人が何人かいるでしょう。
会いたくない人はこの機会に連絡せず、会いたい人だけのアドレス帳にするというのもいいですね。
前述の通り、1年会っていない人はたいてい会いたくない方に当てはまるのではないでしょうか。
さいごに
今はSNSやLINEなどが主流で、メールでのやり取りは減っています。
とはいえ、仕事や就活ではまだまだ使用頻度が高いです。
またアカウントの使い分けをすることも多いため、メールアドレスを用途別に変えることもあるでしょう。
連絡方法を間違えると印象が悪くなることもありますし、ビジネスチャンスを失う可能性もあります。
最低限のマナーを守っておけば大丈夫なので、この記事を参考にしてみてください。
